Klare Regeln für Beschaffung und Bezahlung
Beim Autopflege-Spezialisten SONAX ist seit 2015 eine integrierte Lösung aus Bestellwesen und Rechnungsfreigabe von LORENZ Orga-Systeme im Einsatz.
Mehr erfahrenWenn Rechnungen zu lange durchs Haus laufen, kann das teuer werden. Mahngebühren drohen, Skontofristen verstreichen. Dass es bei SONAX, Hersteller von Reinigungs- und Pflegeprodukten für Fahrzeuge und industrielle Anwendungen aus Neuburg a.d. Donau, nie so weit kam, ist der Sorgfalt der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens zu verdanken. Die Kollegen/innen recherchierten jedem Rechnungsbeleg nach, der zwecks Freigabe gerade auf dem Weg durch die verschiedenen Abteilungen im Haus "flatterte" – und dies ist wörtlich zu verstehen, denn alle eingehenden Rechnungen durchwanderten das Unternehmen in Papierform. Die Buchhaltung erstellte von ihnen zunächst Kopien, legte sie in Vorordnern ab und musste anschließend mit viel Aufwand kontrollieren, bei wem das Original gerade liegt und dass es rechtzeitig zurückkommt.
"Um diese Prozesse zu verschlanken und den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung zu verringern, haben wir Ende 2015 den elektronischen Rechnungsworkflow 2Charta FlowManager Invoice eingeführt", erzählt Stephanie Burghart, Leiterin Einkauf bei SONAX. Über das mehrmandantenfähige System wird – neben SONAX selbst – auch die Rechnungsbearbeitung für die Schwestergesellschaft Hoffmann Mineral sowie die Tochtergesellschaft Duro-Druck GmbH abgedeckt. Bei Lorenz Orga-Systeme als General-unternehmer erhielt SONAX alle für die neue Arbeitsweise erforderlichen Komponenten aus einer Hand: Die Klassifizierungs-Engine (Rechnungsleser), den eigentlichen Workflow sowie insbesondere das darin eingebundene Bestellwesen 2Charta FlowManager Procurement. Auch das bereits vorhandene elektronische Archivsystem hat Lorenz für SONAX in seine Lösung integriert.
Limits in der Software abbilden
FlowManager Procurement für die elektronische Beschaffung inkl. C-Teilen und MRO (Maintenance, Repair, Operations)-Gütern bindet Kataloge sowie OCI-Shops an, ermöglicht aber auch ein individuelles Bestellen. SONAX kann darin Genehmigungsverfahren unter Berücksichtigung von Limits einrichten und automatisieren. Dies optimiert die Bestellvorgänge im Unternehmen. Die gesamte Prozesskette – von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und Archivierung des Vorgangs – ist in einer integrierten Lösung abgebildet. "Die Einrichtung dedizierter Freigaberegelungen in der Software, parallel im Beschaffungssystem und im Rechnungsworkflow,ist essentiell für ein sicheres Wirtschaften", erklärt Stephanie Burghart. Rund 25.000 Rechnungen erhält SONAX pro Jahr. Gut zwei Drittel davon gehen mittlerweile über den elektronischen Workflow. Der Rest resultiert aus rein produktionsbezogenen Bestellungen im bei SONAX eingesetzten Comarch-ERP-System; er wird derzeit noch auf herkömmliche Weise bearbeitet. Die Belege, die 2017 durch den FlowManager geschleust wurden, erreichten das Unternehmen zu etwa gleichen Teilen in Papierform und als PDF, ein geringer Teil entfällt auf EDI-Verkehr. In der Buchhaltung werden sie (im Papierfall) gescannt und der Rechnungsleser liest anschließend die Kopf- und Positionsdaten aus.
Automatischer Abgleich mit Finanz- und Bestellwesen
Ob die Kreditorendaten richtig erkannt wurden, ergibt ein automatisierter Abgleich mit der Varial-Finanzbuchhaltungs-Software, die Lorenz ebenfalls an seine Lösung angebunden hat. Von dort übernimmt FlowManager Invoice auch die Zahlungsbedingungen. Anschließend kommunizieren Rechnungsworkflow und Beschaffungslösung miteinander: Stimmen die Stammdaten im Beschaffungssystem noch oder müssen sie aktualisiert werden? Es folgt der Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten. Netto-Differenzen unter einem gewissen Betrag werden ignoriert, anschließend greift ein fein abgestuftes Regelwerk, welches Lorenz in seinem Workflow abgebildet hat. Es basiert auf einer Arbeitsanweisung zu Freigaberegelungen,die generell im Unternehmen gilt, für Bestellungen ebenso wie für Rechnungsfreigaben.
Bei rund zwei Drittel der Rechnungen im Workflow liegt eine elektronische Bestellung aus der Beschaffungssoftware zugrunde. Der Rest sind so genannte Kostenrechnungen, die auf jeden Fall freigegeben werden müssen. Bei bestellbezogenen Rechnungen besteht immer die Möglichkeit der so genannten "Dunkelbuchung", d.h. bei erkannter Übereinstimmung mit der Bestellung kann ohne weiteres Zutun bezahlt werden. Die Dunkelbuchungs-quote liegt derzeit bei 20 Prozent und soll künftig noch stark gesteigert werden. D.h. schon ca. 4.000 Rechnungen jährlich werden vollautomatisch geprüft und gebucht.
Alle Stufen werden einbezogen
Die Rechnungen gehen in den Workflow-Eingangskorb und werden an die jeweils zuständige Person verteilt. Im Workflow gibt es vier Freigabestufen in gestaffelter Betragshöhe: für Sachbearbeiter, Teamleiter, Abteilungsleiter und Geschäftsleitung. Dabei wird kein Vorgesetzter übergangen, d.h. eine Rechnung über der höchsten Betragsgrenze haben insgesamt vier Personen betrachtet. Der digitale Fluss erst und die automatischen Erinnerungen über den Workflow machen es möglich, dass angesichts dieser Freigabehierarchie Rechnungen heuteso schnell durch das Unternehmen laufen, wie vor Einführung von FlowManager Invoice nicht denkbar. Und die Buchhaltung muss auch nichts mehr einfordern, sondern erhält die Rechnungen zur weiteren Verbuchung und Bezahlung von selbst zurück. Stephanie Burghart: "Lorenz hat unsere Anforderungen ideal in seiner Software aufgegriffen. Für uns bedeutet das einen enormen Gewinn an Effizienz bei den Abstimmungs-prozessen zwischen Bestellung und Bezahlung."
Das Unternehmen
SONAX gehört – ebenso wie ihre Schwestergesellschaft Hoffmann Mineral – zur Unternehmensgruppe Hoffmann und ist innerhalb dieses Firmenkonstrukts ihrerseits Mutter-gesellschaft der Duro-Druck GmbH. Die SONAX GmbH ist Marktführer bei Autopflegeprodukten in Deutschland und eines der international führenden Unternehmen in diesem Bereich. Die Marke ist weltweit in 110 Ländern vertreten. Das Unternehmen entwickelt und produziert am Stammsitz in Neuburg a. d. Donau und beschäftigt in Deutschland rund 350 Mitarbeiter/innen.Das Programm umfasst Lackpflegeprodukte, Produkte für die manuelle Innen- und Außenreinigung von Fahrzeugen sowie Autopflegeprodukte für die Wintersaison. Spezial-Produkte für Industrie und Werkstatt, die maschinelle Autopflege in Waschanlagen sowie Reinigungs- und Pflegeprodukte für den Einsatz in der professionellen Fahrzeugaufwertung komplettieren das Sortiment.
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