Einkaufsprozesse transparent gestalten, auch ohne Warenwirtschaft
Bestellwesen, dies klingt zunächst nach aufwändiger, funktionsreicher ERP-Suite. Eine solche haben jedoch viele kleinere Unternehmen gar nicht im Einsatz. Deshalb ist gerade bei der C-Teilen und MRO (Maintenance, Repair, Operations)-Gütern oft "Maverick Buying" angesagt: Jede Kostenstelle bestellt spontan, was gerade benötigt wird, eine Übersicht über Einkäufe fehlt. Inzwischen gibt es Lösungen für eProcurement, die ohne zentrales ERP funktionieren und sich zudem mit internen Rechnungsworkflowsystemen verbinden lassen. Dies führt weg vom "wilden" Bestellen und bettet Einkaufsvorgänge in einen durchgehenden Purchase-to-Pay-Prozess ein. Lorenz Orga hat mit FlowManager Procurement eine solche Beschaffungslösung im Portfolio. Mehr erfahren
Auch in großen Unternehmen, wo ERP-Systeme wie SAP im Einsatz sind, geben die Einkaufsabteilungen ihre Bestellungen oft noch papierbasiert auf. Denn wer nicht täglich in einer solchen Software arbeitet, für den ist die Arbeit mit "Bestellanforderungen" in der Regel schwer zu durchschauen und daher umständlich. Hinzu kommen die Dokumente, die zu jedem Beschaffungsvorgang gehören: Korrespondenz, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Leistungsnachweise… Auch bei elektronischer Bestellung werden sie noch in Papierform angefertigt und verteilen sich im ganzen Unternehmen über die involvierten Abteilungen. Von diesen hat oft jede ihr eigenes Sortiersystem. So fehlt der Überblick über die komplexen Beschaffungsvorgänge und der Verwaltungsaufwand ist hoch. Freigabeprozesse sind intransparent und aufgrund der hohen Vorgangszahl auch schwerfällig. Die Folge: Die Beschaffung wichtiger Materialien verlangsamt sich.
Der Einsatz digitaler Workflowsysteme für die Beschaffung (eProcurement) hilft einem Unternehmen vor diesem Hintergrund, seine Prozesse im Einkauf zu beschleunigen, zu automatisieren und für mehr Transparenz zu sorgen. Insbesondere werden damit Einkäufe abgebildet, die nicht über das ggf. vorhandene Bestellwesen laufen. An dieser Stelle hat die öffentliche Verwaltung – obwohl sonst eher nicht als Technologieführer verschrien – vorgelegt. Das Thema E-Vergabe hat mit dem im Juli 2015 verabschiedeten Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts deutlich an Schwung gewonnen. Unabhängig davon ist die elektronische Beschaffung in etlichen deutschen Vergabestellen bereits seit Jahren Realität – nicht aus Zwang, sondern weil es sinnvoll und wirtschaftlich ist.
Auf den unternehmerischen Kontext übertragen, ist daher nur ein Vergabemanagementsystem denkbar, denn hier geht es um Transparenz im Einkauf und Procure-to-Pay. Mit seiner Lösung FlowManager Procurement hat Lorenz Orga eine Lösung, die genau diesen Kriterien entspricht. Unternehmen können mit dieser ihre Einkaufsprozesse auch ohne Warenwirtschaft transparent gestalten.
Die Komplettlösung für die elektronische Beschaffung von C-Teilen und MRO-Gütern bettet den Warenkorb des oder der Lieferanten und ggf. individueller Preise in die Oberfläche ein. So liegen alle Informationen zur Bestellung sofort vor. Vorgaben von Katalogen und Lieferanten mit Rahmenverträgen können übernommen werden. Durch das Einrichten von Genehmigungsworkflows unter Berücksichtigung von Limits und Budgets optimiert FlowManager Procurement den gesamten Genehmigungs- und Bestellprozess im Unternehmen.
Mit einem solchen Vorgehen hat ein Unternehmen bereits viel erreicht auf dem Weg zur Umsetzung der alten Kaufmannsweisheit "Der Gewinn liegt im Einkauf". Denn die Beschaffungsabteilung zählt naturgemäß zu den größten Kostenverursachern im Unternehmen. Wer hier seine Prozesse optimiert, hat deshalb schon viel für seine Wettbewerbsfähigkeit getan. Am Ende bleibt aber immer noch die Rechnung in Papierform, wie sie noch in der Mehrzahl in den Kreditorenbuchhaltungs-Abteilungen der Unternehmen eintrifft. Beim traditionellen, papiergebundenen Handling von Dokumenten innerhalb der Bereiche Beschaffung und Buchhaltung – und zwischen ihnen – führen außerdem schon kleine Fehler oft zu Verzögerungen und damit ineffizienten Prozessen. Mehrfach muss dann Papier hin- und hergeschickt werden, die Folge sind unnötige Kosten und verlorene Zeit.
Die Durchgängigkeit der elektronischen Bearbeitung fehlt. Die Beschaffungslösung von Lorenz Orga lässt sich daher einbetten in parallele Systeme für Rechnungsverarbeitung (FlowManager Invoice) und DMS/Archivierung (2Charta ECM). So findet eine nahtlose Weiterverarbeitung des Bestellvorgangs statt. Die Rechnung wird direkt mit den Bestelldaten abgeglichen und die gesamte Prozesskette ist digital und durchgängig abgebildet, von der Genehmigung über die Bestellung, Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und automatischen Archivierung der Rechnungsdokumente.
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Auch in großen Unternehmen, wo ERP-Systeme wie SAP im Einsatz sind, geben die Einkaufsabteilungen ihre Bestellungen oft noch papierbasiert auf. Denn wer nicht täglich in einer solchen Software arbeitet, für den ist die Arbeit mit "Bestellanforderungen" in der Regel schwer zu durchschauen und daher umständlich. Hinzu kommen die Dokumente, die zu jedem Beschaffungsvorgang gehören: Korrespondenz, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Leistungsnachweise… Auch bei elektronischer Bestellung werden sie noch in Papierform angefertigt und verteilen sich im ganzen Unternehmen über die involvierten Abteilungen. Von diesen hat oft jede ihr eigenes Sortiersystem. So fehlt der Überblick über die komplexen Beschaffungsvorgänge und der Verwaltungsaufwand ist hoch. Freigabeprozesse sind intransparent und aufgrund der hohen Vorgangszahl auch schwerfällig. Die Folge: Die Beschaffung wichtiger Materialien verlangsamt sich.
Der Einsatz digitaler Workflowsysteme für die Beschaffung (eProcurement) hilft einem Unternehmen vor diesem Hintergrund, seine Prozesse im Einkauf zu beschleunigen, zu automatisieren und für mehr Transparenz zu sorgen. Insbesondere werden damit Einkäufe abgebildet, die nicht über das ggf. vorhandene Bestellwesen laufen. An dieser Stelle hat die öffentliche Verwaltung – obwohl sonst eher nicht als Technologieführer verschrien – vorgelegt. Das Thema E-Vergabe hat mit dem im Juli 2015 verabschiedeten Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts deutlich an Schwung gewonnen. Unabhängig davon ist die elektronische Beschaffung in etlichen deutschen Vergabestellen bereits seit Jahren Realität – nicht aus Zwang, sondern weil es sinnvoll und wirtschaftlich ist.
Auf den unternehmerischen Kontext übertragen, ist daher nur ein Vergabemanagementsystem denkbar, denn hier geht es um Transparenz im Einkauf und Procure-to-Pay. Mit seiner Lösung FlowManager Procurement hat Lorenz Orga eine Lösung, die genau diesen Kriterien entspricht. Unternehmen können mit dieser ihre Einkaufsprozesse auch ohne Warenwirtschaft transparent gestalten.
Die Komplettlösung für die elektronische Beschaffung von C-Teilen und MRO-Gütern bettet den Warenkorb des oder der Lieferanten und ggf. individueller Preise in die Oberfläche ein. So liegen alle Informationen zur Bestellung sofort vor. Vorgaben von Katalogen und Lieferanten mit Rahmenverträgen können übernommen werden. Durch das Einrichten von Genehmigungsworkflows unter Berücksichtigung von Limits und Budgets optimiert FlowManager Procurement den gesamten Genehmigungs- und Bestellprozess im Unternehmen.
Mit einem solchen Vorgehen hat ein Unternehmen bereits viel erreicht auf dem Weg zur Umsetzung der alten Kaufmannsweisheit "Der Gewinn liegt im Einkauf". Denn die Beschaffungsabteilung zählt naturgemäß zu den größten Kostenverursachern im Unternehmen. Wer hier seine Prozesse optimiert, hat deshalb schon viel für seine Wettbewerbsfähigkeit getan. Am Ende bleibt aber immer noch die Rechnung in Papierform, wie sie noch in der Mehrzahl in den Kreditorenbuchhaltungs-Abteilungen der Unternehmen eintrifft. Beim traditionellen, papiergebundenen Handling von Dokumenten innerhalb der Bereiche Beschaffung und Buchhaltung – und zwischen ihnen – führen außerdem schon kleine Fehler oft zu Verzögerungen und damit ineffizienten Prozessen. Mehrfach muss dann Papier hin- und hergeschickt werden, die Folge sind unnötige Kosten und verlorene Zeit.
Die Durchgängigkeit der elektronischen Bearbeitung fehlt. Die Beschaffungslösung von Lorenz Orga lässt sich daher einbetten in parallele Systeme für Rechnungsverarbeitung (FlowManager Invoice) und DMS/Archivierung (2Charta ECM). So findet eine nahtlose Weiterverarbeitung des Bestellvorgangs statt. Die Rechnung wird direkt mit den Bestelldaten abgeglichen und die gesamte Prozesskette ist digital und durchgängig abgebildet, von der Genehmigung über die Bestellung, Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und automatischen Archivierung der Rechnungsdokumente.
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