Erfolgreiche Zusammenarbeit

Frankfurt/Main, 06. März 2017

Kommunen in Rheinland-Pfalz setzen
auf 2Charta eAkte

Landesweite Einführung eines Systems für Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung
Die KommWis GmbH, Tochterunternehmen der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz, und die LORENZ Orga-Systeme GmbH haben im Februar einen Vertrag für die landesweite kommunale eAkte in Rheinland-Pfalz unterzeichnet. Dem vorangegangen war ein europaweites Ausschreibungsverfahren, das federführend durch die KommWis GmbH durchgeführt wurde. Für die saarländischen Kommunen beteiligte sich der Zweckverband eGo-Saar an dem Ausschreibungsverfahren. Basis des integrierten Systems für Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitungslösung werden die Lösungen 2Charta® ECM und 2Charta® FlowManager sein. Damit werden sowohl Fallakten wie allgemeines Schriftgut verwaltet sowie diverse Workflows für Genehmigungsvorgänge mit Signatur realisiert.

Gegenstand des Vertrages ist eine Kommunallizenz einer Gesamtlösung für Dokumentenmanagement/Vorgangsbearbeitung mit entsprechenden Scankomponenten für alle kommunalen Körperschaften in Rheinland-Pfalz, aber auch aus dem benachbarten Saarland.

Mit 2Charta® ECM für die elektronische Akte lassen sich nahezu alle Anwendungsbereiche im Umfeld des Dokumentenmanagements abdecken – vom Scannen der Papierdokumente über die Bearbeitung via Workflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung. 2Charta® FlowManager ist ein webbasiertes state-of-the-art Workflow System, mit der Kommunen ihre Verwaltungsarbeit optimieren können – ob zur Verbesserung von Beschaffungsvorgängen, Beschleunigung von Anträgen und Mitzeichnungen oder zur papierlosen Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

„Im Vergabeverfahren konnte uns LORENZ mit seinen modernen und ergonomischen Produkten überzeugen“, erklären die Geschäftsführer der KommWis, Dr. Wolfgang Neutz, Harald Pitzer und Herbert Benz. Michael Gertges, Geschäftsführer von LORENZ Orga-Systeme, ergänzt: „Mit der KommWis gewinnen wir einen anerkannten Kommunalpartner, der mit uns zusammen die elektronische Aktenführung in diesem Bundesland sehr schnell flächendeckend ermöglichen will.“ Um die Einführung der neuen landeseinheitlichen kommunalen DMS/VBS-Lösung zu beschleunigen und zu erleichtern, erarbeiten KommWis und Lorenz derzeit gemeinsam Musterverfahren und -konfigurationen. Dies reduziert Einführungsaufwände und -kosten und verkürzt die Einführungsphase. Mit der Inbetriebnahme der ersten Systeme wird voraussichtlich zum Ende des 2. Quartals begonnen.

Bild:  Die Geschäftsführer Harald Pitzer, Herbert Benz, Michael Gertges, Dr. Wolfgang Neutz (sitzend v. links / n. rechts), 
die künftigen Projektleiter Viktor Rach und Christian Koch (stehend v.l.n.r.). Foto: Q. Duong

Bild: Die Geschäftsführer Harald Pitzer, Herbert Benz, Michael Gertges,
Dr. Wolfgang Neutz (sitzend v. links / n. rechts), die künftigen Projektleiter Viktor Rach und Christian Koch (stehend v.l.n.r.). Foto: Q. Duong

Frankfurt/Main, 13. April 2015

Potentiale ausschöpfen – Griesheim nutzt rw21

Die Stadt Griesheim im Landkreis Darmstadt-Dieburg hat sich für optimierte Prozesse sowie den transparenten Ablauf bei Eingangsrechnungen entschieden. Zum Einsatz kommt der Rechnungsworkflow der ekom21. Das zusammen mit Lorenz Orga-Systeme entwickelte Verfahren mit dem Kürzel „rw21“ – auch bekannt unter dem Namen FlowManager Invoice - ist Teil der eGovernment-Suite der ekom21 und erfreut sich seit geraumer Zeit steigender Beliebtheit bei den hessischen Kommunen. Kein Wunder, denn der Workflow bietet eine Reihe von Vorteilen, angefangen bei einfacheren und kostengünstigeren Ablaufzeiten von Eingangsrechnungen.

Umfangreiche Einsparungen

Die Dokumente werden schon beim Posteingang eingescannt und über automatisierte Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Lange Umlaufzeiten, das mehrfache Ziehen und Ablegen von Fotokopien sowie das Verschwenden von Skontovorteilen sind passé. An Zeiteinsparungen und Zahlungsabzügen kann schon einiges zusammenkommen, wie Mario Ripp von der Stadtkasse zusammenrechnet: „Der Umfang der eingehenden Rechnungen unterliegt monatlichen Schwankungen. Das ist saisonal und auch durch die vorläufige Haushaltsführung bedingt. Jährlich handelt es sich um rund 15.500 Eingangsrechnungen“. In Griesheim haben derzeit 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit rw21 zu tun, wie Ripp, der auch Projektleiter für die rw21-Einführung ist, erklärt: „In der Einführungsphase arbeiten der Fachbereich VI (Infrastrukturdienste, Bauhof und Immobilienmanagement sowie das Sachgebiet Wohnungsamt) und teilweise der Fachbereich II (Finanzbuchhaltung) mit rw21“. In der Endausbaustufe werden rund 70 Personen (so genannte Rolleninhaber) aus sechs Fachbereichen und drei Stabsstellen mit dem Programm arbeiten. Dies hängt von der derzeitigen Feinabstimmung zwischen den Einstellungen im Finanzwesen newsystem® kommunal und rw21 ab.

Warum rw21?

Einführung rw21 (v.l.n.r.): Thomas Ellenberger (ekom21), Friso Dirksen (Lorenz), Christine Moneke, Waldemar Völk, Projektleiter Mario Ripp (alle Stadt Griesheim) und Hubert Kick (Kommunalberater ekom21)Aber weshalb hat sich Griesheim für rw21 entschieden? Was verspricht sich die Kommune vom Rechnungsworkflow? Dazu Mario Ripp: „Eine Auflage durch die Kommunalaufsicht ist es, eine Liquiditätsplanung einzurichten. Mit Hilfe dieser Softwarelösung können die Eingangsrechnungen zukünftig bereits unmittelbar nach dem Posteingang über die EDV – durch Scannen – erfasst werden. Das hat den Vorteil, dass die Fälligkeit der jeweiligen Auszahlung bereits ab diesem Zeitpunkt bekannt ist. Bei unserem ursprünglichen Rechnungslauf fand der Systemeingang erst ab Erstellung der Auszahlungsanordnung statt; mit der Folge, dass die Kenntnis der Zahlungsfälligkeit in den überwiegenden Fällen erst kurz vor der tatsächlichen Auszahlung erlangt wurde. Gerade bei Liquiditätsengpässen, die auftreten können, führt dies zu großen Schwierigkeiten in der Praxis“.

Liquidität steuern

Liquidität und Kassenkredite spielen heutzutage eine besonders große Rolle in den Kommunalverwaltungen, wie Ripp aus eigener Erfahrung weiß: „Der Umgang mit Kassenkrediten – Planung der Höhe und der Laufzeit – wird durch die neuen Abläufe verbessert. Zum anderen stellen die Kontierung von Eingangsrechnungen nach dem bisherigen Rechnungslauf beziehungsweise die buchhalterische Bewertung von Geschäftsvorfällen für viele Fachabteilungen nach wie vor eine große Hürde dar. Frau Bürgermeisterin Winter hat sich deshalb dazu entschieden, die Bearbeitung der Eingangsrechnungen wieder stärker zu zentralisieren und die dezentrale Ressourcenverantwortung weiter zu fördern. Auszahlungen sollen daher zukünftig durch die Fachabteilungen angeordnet werden. Eine solche Vorgehensweise setzt in der Praxis einen beleglosen Arbeitsablauf voraus. Die bei der ekom21 beauftragte Workflowlösung erfüllt diese Voraussetzungen“.

Weitere Vorteile

rw21 bringt noch zusätzlichen Nutzen. Mit Hilfe der Workflowlösung lassen sich zum Beispiel die Anforderungen des 4-Augen-Prinzips bei der Rechnungsbearbeitung deutlich und lückenlos nachvollziehen. Denn es werden für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen, wie Ripp bestätigt: „Damit ist sichergestellt, dass die Vorprüfung, Kontierung, sachliche und rechnerische Feststellung sowie Anordnung in der vorgeschriebenen Reihenfolge vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden. Jeder einzelne Workflowprozess wird revisionssicher auf den Servern der ekom21 gespeichert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen per Webbrowser auf die Workflowlösung zu. Der digitale Rechnungsworkflow führt zu deutlich kürzeren Liegezeiten. Dies erleichtert vor allem unseren Außenstellen, insbesondere dem Bauhof, die Rechnungsbearbeitung“.
Rathaus Stadt GriesheimIn Griesheim läuft rw21 derzeit auf Hochtouren und der Nutzen des Verfahrens wird von Tag zu Tag deutlicher. Neben allen Einsparungen werden nun auch die weiteren Vorteile von rw21 deutlich, wie Mario Ripp bestätigt: „Als zusätzliche Einsparung kann zudem der nicht mehr benötigte Archivierungsraum angesehen werden. Dieser umfasst jährlich rund 15.500 Auszahlungsanordnungen“, so der Projektleiter abschließend.

Stefan Thomas, ekom21

Frankfurt/Main, 01. April 2015

Rechnungsworkflow im Landkreis Groß-Gerau implementiert

Wachsender Beliebtheit bei den Kommunen erfreut sich der Rechnungsworkflow FlowManager Invoice von LORENZ Orga-Systeme. Mittlerweile ist er auch fester Bestandteil der eGovernment-Suite der ekom21, dem größten BSI-zertifizierten kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen und Kooperationspartner von LORENZ. Als solcher kommt der Workflow unter dem Namen „rw21“ seit Dezember 2014 im Landkreis Groß-Gerau zum Einsatz. Dort sorgt er für optimierte Prozesse und transparenten Ablauf bei den Eingangsrechnungen.

Landratsamt Groß-GerauNoch bis Ende 2014 war der tägliche Eingang von Rechnungen in der Kreisverwaltung Groß-Gerau mit erheblichem Aufwand verbunden. Fast 50.000 Rechnungen und rund 140.000 Kreditoren-Buchungen zählt die Verwaltung pro Jahr. Diesen gewaltigen Zahlen standen dem­entsprechende Seiten in Papierform gegenüber, die sortiert, weitergeleitet, abgeheftet und archiviert wurden, ganz zu schweigen von den ebenso zahlreichen, aber unnötigen Kopien, welche die einzelnen Sachbearbeiter noch zusätzlich anfertigten – getreu dem Grundsatz „Was von mir bearbeitet wurde, soll der Nachwelt erhalten bleiben“, der die Kommunalverwaltungen bundesweit enorme Summen an Papier, Zeit und Geldern kostet. Zusätzliche Aufwendungen entstanden durch Rückfragen, wo die Rechnung derzeit ist, wer sie bearbeitet und warum das alles so lange dauert.

Im Juli 2014 erteilte der Landkreis Groß-Gerau der ekom21 deshalb den Auftrag zur Installation einer Lösung für den digitalen, automatisierten Rechnungseingangsworkflow. Startschuss war ein Pilotprojekt in den vier Fachbereichen Schul- und Gebäudeservice, Personal und Organisation, IT-Center sowie Finanzmanagement. Produktiv gesetzt wurde das System keine vier Monate später. Seitdem findet die komplette Sachbearbeitung mit der sachlich und rechnerischen Feststellung, der buchhalterischen Prüfung und der Anordnung ausschließlich am Bildschirm statt.

Zentrales Scannen und Verteilen

Die Kreditorenrechnungen werden in der zentralen Poststelle der Kreisverwaltung direkt nach ihrem Eintreffen gescannt und durch entsprechende Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Die Einbindung externer Stellen wird im rw21 Rechnungsworkflow ebenfalls abgebildet. Die Sachbearbeiter der Rechnungsstelle des jeweiligen Fachbereiches sind das erste Glied in der Workflowkette; sie erfassen Rechnungsnummer, Belegdatum sowie Kreditor und Bankverbindung mittels Zugriff auf die Stammdaten des in Groß-Gerau eingesetzten Finanzfachverfahrens newsystem® kommunal von Infoma. Anhand der Rechnungsnummer wird schon an dieser Stelle eine Dublettenprüfung vorgenommen und das System meldet, wenn sich die Rechnung eventuell schon im System befindet.

Transparenz ist einer der wesentlichen Vorteile der Lösung: Der Bearbeitungsstand des Workflows ist mit Hilfe der Ampelfunktion im Cockpit für alle Beteiligten sichtbar. Durch die rote Ampel ist ein wesentlicher Zeitverzug in der Bearbeitung ersichtlich, was sich auch in der Inanspruchnahme von Skonti bemerkbar machen könnte. Die gelbe Ampel zeigt: „Hier ist Eile geboten“. Grün hingegen bedeutet, dass sich die Bearbeitungszeiten und Fristen noch im akzeptablen Bereich befinden.

Zwischenschritte fallen weg

Zudem werden durch den elektronischen Workflow Abläufe gestrafft, denn alle Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg. Eine Rechnung im Baubereich braucht für die Prüfung natürlich länger als in anderen Bereichen der allgemeinen Verwaltung, weil durch die externen Stellen weitere Prüfschritte hinzukommen. Trotzdem bleibt es bei einer erheblichen Reduzierung der Durchlaufzeit. Das Resultat: Einhaltung aller Skonti und größtmögliche Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung. Eine Besonderheit im Projekt war es, dass sich über eine Schnittstelle zum Fachverfahren FM-Tools auch weitere Prüfungsinstanzen im Bereich Schul- und Gebäudeservice in den Workflow einbeziehen lassen. Sämtliche Abstimmungsprozesse mit diesen Instanzen im Rahmen der Rechnungsprüfung fanden früher per Umlaufmappe statt, was nochmals zu erheblichem zeitlichen Aufwand führte.

Bessere Liquiditätsplanung und Auskunftserteilung,
Einhaltung von Skontofristen

Beschreibung:Sabine Hoffmann (Fachdienstleiterin Externes Rechnungswesen) und ihr Projektteam„Durch die elektronische Rechnungsprüfung mithilfe des Workflow-Systems entfallen bei uns die bislang üblichen Kontierungsbelege für die Tausende von Buchungen und Rechnungen“, erzählt Sabine Hoffmann, Fachdienstleiterin des Externen Rechnungswesens in Groß-Gerau. Gleichzeitig verringern sich die Kosten für unnötige Kopien und die zeitlichen Aufwendungen für Rückfragen. Die Lieferanten erhalten sehr viel schneller Auskunft über den Bearbeitungsstand ihrer Rechnung. Resultate sind somit eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Sabine Hoffmann: „In Sachen Liquiditätsplanung, Auskunftserteilung und Einhaltung von Skontofristen wird die Lösung in unserer Kreisverwaltung bald nicht mehr wegzudenken sein. Schon bei Einführung der Doppik hatte ich die Vision, einen Rechnungsworkflow zu integrieren. Und heute, nach gut sieben Jahren ist es endlich soweit. Ich bin guter Dinge, dass dieser Prozess zu einer weiteren Optimierung im Rechnungswesen führt.“

rw21 bringt noch zusätzlichen Nutzen, denn mit Hilfe der Workflowlösung lassen sich zum Beispiel die Anforderungen des 4-Augen-Prinzips bei der Rechnungsbearbeitung deutlich und lückenlos nachvollziehen. Für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung werden Rollen definiert, die eingehalten werden müssen. Damit ist sichergestellt, dass die Kontierung, sachliche und rechnerische Feststellung, Anlagenbuchhaltung und buchhalterische Prüfung sowie Anordnung in der vorgeschriebenen Reihenfolge und Befugnis vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden.

Frankfurt/Main, 13. Januar 2015

Rechnungsworkflow als Baustein für E-Government in Kaiserslautern

Einfach zu bedienende Workflows, die ohne lange Projektzeit schnell in der Praxis einsetzbar sind – für viele Kommunalverwaltungen ist dies ein wesentlicher Baustein in Richtung E-Government. Die Stadt Kaiserslautern etwa arbeitet seit 2014 überaus erfolgreich mit FlowManager Invoice, dem Rechnungsworkflow. Sie folgt damit zahlreichen Kommunen in Hessen, wo die Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung fast schon Standard ist. Auch in Rheinland-Pfalz setzt sich FlowManager Invoice immer stärker durch.
Rathaus Kaiserslautern

Schon seit einigen Jahren archiviert Kaisers­lautern Dokumente aus der KFZ-Ver­waltung und dem Ausländerwesen mit 2Charta® DMS, dem Dokumentenmanagementsystem von LORENZ Orga-Systeme. In der KFZ-Zulassung hat dessen Einsatz für ein massiv reduziertes Pa­pier­aufkommen und komfortable Such­optionen gesorgt. 2013 stieg die Kommune tiefer in das Thema DMS und Workflow ein und stattete die Ausländer­behörde mit der LORENZ-Lösung aus. Der Rechnungs­workflow in der Ver­bindung mit 2Charta® DMS kam Anfang 2014 als bislang letzte Komponente hinzu. „Durch die elektro­nische Weiterleitung und Frei­zeichnung unserer jährlich rund 80.000 Ein­gangs­rech­nungen versprechen wir uns Zeit­ersparnis und mehr Über­sichtlichkeit“, erklärte Ludwig Steiner, stell­vertretender Referatsleiter Organi­sations­mana­gement, im Zuge der Ein­führung.

Haben sich die erwarteten Versprech­ungen ein­gelöst? Zehn Monate nach Einführung sei ein erster Rückblick erlaubt. So betrug die Zeit­spanne zwischen Eintreffen der Rechnung und ihrer Bezahlung früher rund zehn Tage, in­zwischen dauert der Rechnungs­durchfluss weniger als die Hälfte. „Wir haben durch die Ampel­funktion in FlowManager Invoice jederzeit eine Übersicht über Anzahl sowie Status von Rechnungen und können dadurch Skontofristen einhalten“, so Ludwig Steiner heute.

Mit der elektronischen Aktenlösung für Comp.ASS lassen sich Fallakten den beteiligten Mitarbeitern in allen Bereichen digital zur Verfügung stellen. Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter im Kommunalen Jobcenter wie bisher in Comp.ASS. Er kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta® Sozial anlegen. Ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird.

DMS und Workflow in allen Referaten aus einem Guss

Die Kämmerei nutzt das Finanzverfahren Infoma new­system kommunal (NSK) und hatte Eingangs­rechnungen bisher komplett papier­basiert bearbeitet.
Als es darum ging, die Rechnungs­bearbeitung künftig automatisiert und digital ablaufen zu lassen, fiel die Entscheidung auch deshalb zugunsten von LORENZ, weil man mit der Anwenderfreundlichkeit und hohen Funktiona­lität der DMS-Lösungen in den Fachabteilungen in der Vergangenheit sehr zu­frieden war.
Start­schuss war am 15. Januar 2014 mit einem Pilotprojekt für die Verwaltungsbereiche im Organisationsmanagement. Nach vier Test­wochen ging es an die weiteren Abteilungen, an­ge­fangen mit Referaten wie Personal, Rech­nungs­prüfungsamt und Finanzen. Parallel wurde FlowManager Invoice als Pilot für die Bau­referate in der Gebäude­wirtschaft ein­ge­führt, wo sehr viele und umfangreiche Rech­nungen anfallen. Kersten Henkel aus dem Organi­sations­management und zuständig für die Einführung des Rechnungs­workflows: „Hier sammelten wir Erfahrungen mit dem System, auf die wir später in vergleichbaren Ab­teilungen wie dem Grün­flächen­amt zurückgreifen konnten.“ So müssen in der Gebäude­wirtschaft viele Rech­nungen im Zuge des Workflows nicht nur intern ab­ge­zeichnet werden. Zu­sätzlich gibt es externe Stellen, Architekturbüros etwa, welche zuvor oder zwischen­durch ihrer­seits Änderungs­wünsche haben oder Anmerkungen machen wollen. Sie müssen die Rechnungen daher auch zu Gesicht be­kommen.

System ist quasi selbsterklärend

Die Ein­führung des Rechnungsworkflows verlief in jedem Referat nach dem gleichen Muster: Montag bis Mittwoch Schulung der Kollegen/innen, der Rest der Woche wird geübt und am Montag darauf geht das System in den Echt­betrieb. So waren im November 2014 bereits zwölf der ins­gesamt 16 Referate an den Work­flow an­geschlossen. „Ein paar Tage kommen immer noch Rück­fragen“, beobachtet Kersten Henkel, „danach läuft es, denn das System ist quasi selbst­erklärend.“

Besonder­heiten in der Gebäude­wirtschaft wie die Ein­bindung externer Stellen vermag die LORENZ-Software gut ab­zu­bilden, davon ab­gesehen läuft der Rechnungs­workflow nun in allen an­ge­schlossenen Abteilungen auf die gleiche Weise: Jede Kreditorenrechnung wird in der zentralen Post­stelle der Stadtverwaltung direkt nach ihrem Ein­treffen gescannt. Der Sach­bearbeiter in der Stadt­kasse ist an­schließend das erste Glied in der Workflow­kette; er erfasst Rechnungs­nummer und Belegdatum so­wie den Kreditor mittels Durchgriff auf die Stamm­daten, die Bank­daten werden aus dem Infoma-Finanzverfahren auto­matisch eingelesen. „So können wir schon an dieser Stelle eine Dub­letten­prüfung vor­nehmen und kontrol­lieren, ob sich die Rechnung eventuell schon im System befindet“, erklärt Claudia Toense aus dem Referat Finanzen.

Externe Prüfinstanzen lassen sich leicht einbauen

Stellvertretender Referatsleiter Organisationsmanagement Ludwig SteinerNach dieser Vorerfassung verteilt die Kasse einen Link auf den entsprechenden Workflow über Flow­Manager Invoice an den Postkorb des Fach­referates, wo der Zu­ständige seine sach­lichen und rechnerischen Feststellungs­ver­merke trifft. Je nach Befugnis kann er dabei weitere Frei­geber einbeziehen. Innerhalb dieser Prüfung kann er die Rechnung zum Beispiel einfach per E-Mail oder theoretisch auch aus­gedruckt per Post an einen externen Prüfer ver­senden und an­schließend wieder hinzuscannen. Auch weitere Dokumente wie etwa Lieferscheine können an jeder Stelle des Workflows hinzugefügt werden. Im Nachgang der sachlichen Prüfung durch das Fach­referat übernimmt wieder die Kasse, kontrolliert auf buch­halterisch richtige Kon­tierung und leitet die Rechnung an den An­ordnungs­befugten weiter, in der Regel den Referats­leiter. Dieser kann am Vorgang be­wusst nichts mehr ändern, sondern nur noch die Zahl­ung an­ordnen oder im Fehlerfall den Vor­gang zwecks Änderung zurücksenden. Ist dies ge­schehen, läuft die Rechnung über eine Schnitt­stelle in das Infoma-Finanzwesen und wird nach der Durchbuchung automatisiert auf „Beendet“ gesetzt. Ludwig Steiner: „Diese ganzen Abstimmungs­prozesse fanden früher per Umlauf­mappe statt. Im Zuge des elektro­nischen Workflows straffen wir die Abläufe, denn alle Zwischen­schritte des Ver­teilens und Transportierens von Papier­unterlagen fallen nun weg.“
Eine Rechnung im Bau­bereich braucht für die Prüfung natürlich länger als in der all­gemeinen Verwaltung, weil durch die Externen weitere Prüfschritte hinzu­kommen. Trotzdem bleibt es laut Referatsleiter bei einer durch­schnittlichen Halbierung der Durch­lauf­zeit. Das Resultat: Einhaltung aller Skonti und größt­mögliche Transparenz bei der Rechnungs­bearbeit­ung.

Frankfurt/Main, 07. Oktober 2014

2Charta® Sozial für Kommunale Jobcenter und Sozialämter

Im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz noch einmal wesentlich komplexer als in anderen Verwaltungsbereichen. Das hat das Softwarehaus LORENZ Orga-Systeme ermittelt und speziell hierfür eine Dokumenten-Management- und Aktenlösung entwickelt. In Verbindung mit dem Fachverfahren Comp.ASS der Firma prosozial steht nun eine völlig integrierte Anwendung zur Verfügung.

Nachdem Lösungen von LORENZ in der Kreisverwaltung Offenbach bereits seit vielen Jahren für über 1.000 Anwender in verschiedenen Abteilungen im Einsatz und in das jeweilige Fachverfahren integriert sind, arbeiten seit Anfang September 2014 rund 350 Beschäftige im Jobcenter Pro Arbeit mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) 2Charta® Sozial.

Eine Akte betrifft im Sozialwesen stets eine ganze Gruppe, die Bedarfsgemeinschaft, die zudem in der Regel eine starke soziale Instabilität und Volatilität aufweist. Die Bearbeitung einer Bedarfsgemeinschaft stellt daher besonders hohe Ansprüche an die Darstellung, Struktur und Flexibilität der Akte. „Außerdem werden SGB II-Fälle fast immer in mindestens zwei Richtungen bearbeitet: durch den Leistungssachbearbeiter und den Fall-Manager“, erklärt Christian Koch, Projektmanager bei LORENZ. Deshalb muss die Akte zum selben Zeitpunkt immer an mindestens zwei verschiedenen Orten gleichzeitig vorliegen.

Mit der elektronischen Aktenlösung für Comp.ASS lassen sich Fallakten den beteiligten Mitarbeitern in allen Bereichen digital zur Verfügung stellen. Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter im Kommunalen Jobcenter wie bisher in Comp.ASS. Er kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta® Sozial anlegen. Ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird.

Das jetzt in der Kreisverwaltung Offenbach eingeführte Dokumenten-Management-System ergänzt die Fachanwendung insofern, als es dem Nutzer zusätzliche Übersichten über wichtige Kundendaten zur Verfügung stellt. Von allen Bereichen haben die Leistungssachbearbeiter, Fall-Manager und alle weiteren Involvierten Zugriff auf die zentrale digitale Akte. Sie müssen keine Nebenakten mehr führen oder Vorgänge liegen lassen, weil die Akte dazu gerade nicht vorrätig ist. Die Vorteile des Systems ergeben sich im Zusammenspiel der verschiedenen Bereiche im Kommunalen Jobcenter. Dies sind Leistung und Vermittlung als die beiden Hauptbereiche sowie Unterhalt, Widerspruch/Klageverfahren und Nachrang als weitere Abteilungen im Sozialwesen, beispielsweise, wenn der Bereich Widerspruch auf die Akte zugreifen kann.

Frankfurt/Main, 12. Juni 2014

Status von Rechnungen jetzt sonnenklar

Hallenser Solarmodulhersteller Innotech Solar setzt Freigabeworkflow für die Rechnungsprüfung ein. Durch die Konsolidierung der Standorte konnte die Effizienz in der Buchhaltung gesteigert werden und die Rechnungsfreigabe gestaltet sich für das Management flexibler.

Innotech Solar ist ein führender europäischer Hersteller von Solarmodulen höchster Qualität und eine der wenigen europäischen Solarfirmen, die nicht nur in Asien kauft, sondern dort auch verkauft. Die ITS fertigt in Fabriken in Schweden und Deutschland und hebt sich vom Wettbewerb auf Zellebene vor allem durch ein Verfahren zur Hot-Spot Vorbeugung ab, bei dem die Zellen zusätzlich vor und nach der Optimierung durch ein Thermographiebild geprüft werden. Die Qualität der gesamten Wertschöpfungskette sowie der Co2 Footprint der Innotech Solar wurde von unabhängigen Prüfinstituten bestätigt. In Deutschland ist das norwegische Unternehmen durch die ITS Innotech Solar Module GmbH mit Sitz in Halle (Saale) vertreten.

Im Jahr 2009 am Standort gegründet, musste die ITS Innotech Solar Module GmbH ihre Softwarelandschaft erst nach und nach aufbauen. In den ersten anderthalb Jahren erledigte ein externes Steuerbüro die Finanzbuchhaltung. Dann wurde das Thema ins Unternehmen verlagert und parallel zum Aufbau der internen Buchhaltung eine passende Rechnungswesen-Software gesucht. Die Wahl fiel auf Sage. Ein elektronischer Workflow für die Rechnungsfreigabe stand zunächst gar nicht oben auf der Prioritätenliste. Weil aber bereits eine integrierte Lösung aus Sage ERP und den LORENZ-Produkten FlowManager Invoice und 2Charta® DMS existiert, folgte das Solar-Unternehmen der Empfehlung seines Sage-Implementierungspartners und führte den Rechnungsworkflow von LORENZ Orga-Systeme ein.

Mehrere Standorte konsolidiert

„Bis dahin hatten wir unsere Rechnungen komplett manuell bearbeitet“, berichtet Kai Förster, VP Finance der ITS Innotech Solar Module GmbH, „die elektronische Ablage und Weiterleitung der Dokumente hilft uns inzwischen, interne Prozesse deutlich zu beschleunigen und Kosten zu sparen.“ Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass sich zwei Mandanten in dem System abbilden lassen: die ITS Innotech Solar Module GmbH in Halle, die zusätzlich mit einer Vertriebs-Niederlassung in München vertreten ist, sowie die ITS Halle Cell GmbH. An beiden Standorten trafen die insgesamt rund 200 Eingangsrechnungen folglich früher verteilt ein und mussten für Freigaben aufwändig hin- und hergeschickt werden.

Mit der LORENZ-Lösung konnte Innotech Solar den Posteingang am Standort Halle konsolidieren. Im Bereich Finanzen wird jede Rechnung gescannt und in 2Charta® DMS abgelegt. Dort wurde ein User „Controlling-Finanzen“ eingerichtet, über den die Mitarbeiter des kaufmännischen Bereiches den kompletten Rechnungsworkflow einsehen können. Der Kreditor wird in die 2Charta®-Maske eingetragen und durch eine Verlinkung zur Sage-Datenbank werden sofort die dazugehörigen Kreditoren-Stammdaten wie Bankverbindung und Buchhaltungskonto aus der Finanzbuchhaltungssoftware ermittelt. Damit ist die Rechnung vorkontiert und der Workflow kann beginnen. Zwanzig Freigeber sind an das Workflowsystem angebunden und erhalten darüber die sie betreffenden Rechnungen. Kathleen Kusserow, Mitarbeiterin im Bereich Finanzen: „Wenn es gut läuft, haben wir die Rechnung noch am gleichen Tag zurück, im Regelfall dauert die Freigabe zwei Tage – früher haben wir mitunter eine ganze Woche gewartet, bis wir buchen konnten.“

Effizienzgewinn in der Buchhaltung, mehr Freiheit für das Management

Kai Förster bestätigt den positiven Effekt der Lösung: „Es ist vom Handling her viel einfacher. Wir müssen keine Mappen mehr durchs Haus schleusen und wissen jederzeit, wo sich welche Rechnung in welchem Status befindet. In der Buchhaltung haben wir dadurch Zeit für wesentlichere Dinge und arbeiten ganz einfach effizienter.“ Für die vielreisenden Manager, welche die Rechnungen abzeichnen müssen, ist der elektronische Workflow ebenfalls von Vorteil. Sie können nun ortsunabhängig Freigaben erteilen, in dem sie sich mit ihren Notebooks per gesicherter VPN-Verbindung auf das Unternehmensnetzwerk einwählen.

Künftig will Innotech Solar die Möglichkeiten, welche LORENZ in Sachen DMS bietet, noch weiter ausbauen in Richtung eines elektronischen Vertragsdatenarchives. Auf dieses können dann die Manager von verteilten Standorten zugreifen. Außerdem will man ein elektronisches Bestellwesen aufbauen. Sobald bislang jemand einen Büroartikel benötigt, setzt sich eine manuelle E-Mail-Kette in Gang mit Bestellanforderungen, die der Vorgesetzte freigeben muss. Hier will das Hallenser Unternehmen ausloten, inwieweit sich dies mit der Procurement-Lösung von LORENZ automatisieren lassen kann. Kai Förster: „Der Einsatz von DMS und digitalen Freigabeprozessen ist in verschiedensten Unternehmensbereichen möglich, da sehen wir noch viel Potenzial.“


Frankfurt/Main, 20. Mai 2014

Workflow mit AS/400-Anschluss bei
Diersch & Schröder Unternehmensgruppe

Seit Anfang 2014 setzt die Diersch & Schröder Unternehmensgruppe (DS) aus Bremen den Rechnungsworkflow FlowManager Invoice der LORENZ Orga-Systeme GmbH ein. Die Unternehmensgruppe arbeitet auf AS/400-Basis und hat den Workflow in ein bestehendes Archivsystem eingebunden, das bereits für die Archivierung von Ausgangsrechnungen verwendet wird. Finanzlösung bei DS ist Comarch Financials Schilling, in welches der Rechnungsworkflow ebenfalls integriert wurde.

DS hat FlowManager Invoice zunächst in seiner Holdinggesellschaft sowie der Tochterfirma DS card+drive GmbH für das Tankstellengeschäft eingeführt. Mittelfristig werden alle DS-Tochterunternehmen aus den Bereichen Mineralölhandel, Erneuerbare Energien, Chemie und IT als Mandanten auf das System geschaltet.

Mit 2Charta® FlowManager, dem Rechnungsworkflow von LORENZ, kann DS seine Abläufe bei der Eingangsrechnungsverarbeitung komplett digital abbilden und dadurch wesentlich vereinfachen sowie beschleunigen. Ein moderner Informationskreislauf gewährleistet kurze Durchlaufzeiten, jederzeit ist ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung befindet. Konzipiert wurde der FlowManager Invoice als standardisiertes, komplettes Produkt, welches sich unmittelbar in bereits vorhandene Finanzbuchhaltungs-, Warenwirtschafts- und Archivsysteme integrieren lässt. Die Lösung basiert auf dem erprobten Workflowsystem 2Charta® FlowManager, mit welchem LORENZ Orga-Systeme bereits seit Jahren erfolgreich ist.


Frankfurt/Main, 20. Mai 2014

Durchlaufzeiten bei SDZ. Druck und Medien um die Hälfte reduziert - Software-Einführung in Rekordzeit

Die SDZ Druck und Medien GmbH & Co. KG hat gewagt parallel zur Einführung einer Finanzbuchhaltungssoftware von Sage im Januar 2014 auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen. Dies funktionierte nur, weil 2Charta® FlowManager ein fertiges Produkt ist, das ohne Programmierung sofort einsatzfähig ist.

Als Wilfried Kapfer 2012 als kaufmännischer Leiter zur SDZ-Gruppe stieß, fand er in der Rechnungsbearbeitung eine weitgehend papierbasierte und manuelle Arbeitsweise vor. Ein DMS war zwar im Einsatz, dieses verfügte jedoch über keine Workflow-Funktionen. So blieben Rechnungen des Öfteren liegen, wenn der Freigeber krank oder verreist war, Transparenz über die Verbindlichkeiten und Nachverfolgbarkeit gab es nicht. Aus früheren Tätigkeiten kannte Wilfried Kapfer den digitalen Rechnungsworkflow von LORENZ.
Im Herbst 2013 fiel die Entscheidung, das bisherige DMS durch eine Komplettlösung aus 2Charta® DMS, 2Charta® FlowManager und Rechnungsleser (OCR) abzulösen. LORENZ hat das DMS- und das Workflowsystem als fertige Produkte konzipiert, die alle notwendigen Standardkomponenten beinhalten. So gibt es bei ihrer Einführung nicht nur wenig Projektaufwand, sondern der Anwender kann sie ohne große Konfiguration implementieren und sofort damit arbeiten. „LORENZ hat einen großen Erfahrungsschatz und ist äußerst pragmatisch bei der Umsetzung“, urteilt Wilfried Kapfer, „in einem Workshop haben wir unsere derzeitige Situation beschrieben und die Berater konnten schnell aufzeigen, wie man die Aufgabe am besten angeht.“ Das Workflowsystem musste aufgrund der rund 20 Tochterunternehmen mandantenfähig sein und eine voneinander abgetrennte Nutzung ermöglichen.

Zum 1. Januar 2014 ging die Lösung in den Livebetrieb. „Die Einführung war grandios“, so Wilfried Kapfer. Seine Begeisterung wundert nicht, wenn man bedenkt, dass zum Stichtag nicht nur die Konzernmuttergesellschaft auf die neue Finanzbuchhaltungssoftware Sage Office Line umgestellt wurde, sondern auch der LORENZ Workflow in den Echtbetrieb ging – und alles funktionierte! „Termingerecht und im Budgetrahmen sind wir in Produktion gegangen“, erzählt der Prokurist, „das geht nur mit einem fertigen Produkt. Das LORENZ Orga-System beinhaltet alle Standards, die man braucht. Wir haben bei uns noch nie eine Software so schnell eingeführt.“

Pro Jahr zählt die SDZ-Gruppe rund 12.000 Eingangsrechnungen. Als Papier eingehende Rechnungen ohne Bestellbezug über die Sage-Warenwirtschaft werden heute in der Buchhaltung gescannt und elektronisch in 2Charta® DMS abgelegt. Die intelligente OCR-Software liest im ersten Schritt automatisch die Rechnungsdaten aus – Belegnummer, -datum, -art, Betrag – und erkennt anhand derer den Kreditor.

Die erkannten Daten sieht die Buchhalterin an ihrem Arbeitsplatz in einer Erfassungsmaske von 2Charta® FlowManager neben dem Scan und kann sie bei Bedarf korrigieren. Anschließend kontiert sie die Rechnung auf dem passenden Sachkonto vor.
Danach beginnt der eigentliche Workflow, der bei SDZ nach dem 4-Augen-Prinzip funktioniert. Dafür wurden in 2Charta® FlowManager mehrere Rollen angelegt. Der Rolleninhaber erhält von der Buchhaltung eine E-Mail mit dem Link auf die archivierte Rechnung und leitet sie an den zuständigen sachlichen Freigeber in der Abteilung weiter. Nach dessen Durchsicht und Abzeichnung geht der Workflow an die „Zahlungsfreigabe“, eine Rolle, die je nach Rechnungsart und -höhe von unterschiedlichen Personen besetzt wird.

„Man kann in 2Charta® FlowManager detailliert einstellen, wer in einer Rolle welche Position besetzen soll“, sagt der Prokurist. Hat der Zahlungsfreigeber schließlich auch seinen Haken gemacht, ist der Workflow beendet, über eine Schnittstelle wird die Rechnung an die Sage-Finanzbuchhaltung übergeben und dort automatisch ohne erneute Erfassung gebucht.
Eine hilfreiche Funktion im 2Charta® FlowManager ist das Ampelsystem. Gibt es an einer Stelle eine Verzögerung, wird dies mittels einer roten Ampel angezeigt. Die Buchhalterin kann sofort eingreifen und den Workflow umlenken, so dass es rasch zur Buchung kommt. „Früher sind solche Fälle irgendwo hängengeblieben und wir wussten nichts davon“, erinnert sich Kathrin Sturm-Schmid, Teamleiterin Controlling.

Schon wenige Wochen nach der Einführung von 2Charta® FlowManager zeigte sich: Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsfreigabe haben sich um mehr als die Hälfte reduziert. Mitarbeiter, die den ganzen Tag nur Bankbelege in Papierform vorkontieren, gibt es nicht mehr. „Wir haben mit der Software Automation und Durchgängigkeit bei der Rechnungsbearbeitung erreicht“, so Wilfried Kapfer, „in jeder Tochterfirma haben wir den gleichen Workflow, volle Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsbestand und profitieren von Revisionssicherheit und Kostenreduktion.“ Gesteigert werden soll künftig der Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug. Bei solchen ist überhaupt kein Freigabeworkflow mehr nötig und die Rechnungen können dunkel gebucht werden.
Der Workflow gleicht hier die OCR-gelesenen Rechnungsdaten mit der Sage-Warenwirtschaft ab und klärt, ob Kreditor, Menge und Beträge mit der Bestellung übereinstimmen. Passt alles, wird die Rechnung automatisch in das ERP-System übernommen und ist dann verbucht – ohne dass jemand eingreift.

„Wir werden mit 2Charta® FlowManager im Unternehmen künftig noch weitere Prozesse, wie z.B. das Vertragsmanagement, optimieren“, erläutert Wilfried Kapfer seine Zukunftspläne.


Frankfurt/Main, 07. Februar 2014

Kaiserslautern: Zugpferd für DMS und Workflow in Rheinland-Pfalz

2Charta Dokumentenmanagement- und Workflowlösungen setzen sich in Rheinland-Pfalz immer stärker durch. Aktuelles Beispiel ist Kaiserlautern: Die Stadt archiviert Dokumente aus der KFZ-Verwaltung und dem Ausländerwesen mit 2Charta-DMS, führt derzeit den FlowManager für die Rechnungsbearbeitung ein und plant weitere DMS- und Workflow-Integration in mehreren Fachbereichen.

Schon 23 von 30 rheinland-pfälzischen KFZ-Zulassungsstellen archivieren ihre Dokumente aus dem Fachverfahren KfzJSP mit 2Charta-DMS und steigern dadurch die Effizienz ihrer Arbeit. Das System hierfür bietet LORENZ Orga gemeinsam mit seinen Partnern Landesbetrieb Daten und Informationen (LDI) Rheinland-Pfalz und KommWis GmbH als Cloud-Lösung oder auch als eigenständige Lösung auf autonomen Systemen des Kunden an. Auch die Stadt Kaiserslautern arbeitet mit KfzJSP und nutzt die DMS-Komponente auf den eigenen Servern installiert – wie auch alle anderen Anwendungen.

Seit 2008 ist diese Kombination in Kaiserslautern im Einsatz. Sie hat in der KFZ-Zulassung für ein massiv reduziertes Papieraufkommen und komfortable Suchoptionen gesorgt. Die Beschäftigten können nun ständig und standortunabhängig auf elektronisch und zentral abgelegte Dokumente zugreifen. Noch während der Bearbeitung des Vorgangs bzw. unmittelbar danach scannt der Sachbearbeiter die erstellten Papiere (Zulassungsantrag, Versicherungsbestätigung, Zulassungsbescheinigung II etc.) ein. Dabei werden alle notwendigen Daten wie Kennzeichen, Fahrzeugidentifizierungsnummer usw. an das Archiv übergeben und fungieren fortan als Schlagworte bei der Dokumentsuche.

Von Anbeginn kamen die Beschäftigten in Kaiserslautern gut mit der Lösung zurecht und es gab keinerlei Ausfälle. Deshalb stieg die Stadt im Jahr 2013 tiefer in das Thema DMS und Workflow ein und startete hierbei in der Ausländerbehörde. Denn die Begleitumstände papierbasierten Arbeitens sind überall die gleichen: teure und knapper werdende Archivräume, lange Entscheidungswege und schwerfällige Auskunftsmöglichkeiten gegenüber Bürgern.

Intuitive Bedienung durch Angleichung an Fachverfahren

Für Ulrich Bischke, Abteilungsleiter IuK im Referat Organisationsmanagement der Stadtverwaltung Kaiserslautern, sieht ein ideales DMS so aus, dass der Anwender die ganze Zeit das Gefühl hat, in der gewohnten Arbeitsoberfläche seiner Fachanwendung zu arbeiten – selbst wenn er gerade im Archiv recherchiert. „Genau darin liegt der Vorteil von 2Charta DMS“, findet Ulrich Bischke. „Es bildet im Prinzip die Oberfläche des Fachverfahrens nach, so dass unsere Nutzer sich intuitiv darin zurechtfinden.“ Für LORENZ Orga sprach außerdem, dass die Stadt Kaiserslautern sowohl in KFZ-Zulassung wie auch im Ausländerwesen und später weiteren Abteilungen mit einer einheitlichen Technologie arbeiten kann.

Zugriff auf 8.000 Akten direkt aus Infoma ALW

Mit 2Charta DMS können die 16 Beschäftigten im Ausländerwesen seit 2013 nun auch von außerhalb der Amtsräume standortunabhängig auf Dokumente zugreifen. Dies ist notwendig, denn die Abteilung hat in der Technischen Universität Kaiserslautern eine Außenstelle, in der die Mitarbeiter/innen regelmäßig Termine mit ausländischen Studenten und Universitäts-Beschäftigten wahrnehmen. Dafür müssen sie deren Akten parat haben. „Bislang mussten sie die einzelnen Akten immer in Papierform mitnehmen und konnten sich dann nur mit den jeweiligen Personen beschäftigen“, erzählt Ulrich Bischke. „Jetzt loggen sie am PC-Arbeitsplatz in der Uni auf unserer Fachanwendung ein und können von dort für jeden Personendatensatz die dazugehörigen Schriftstücke einsehen.“

8.000 Akten mit insgesamt 850.000 Seiten sind in 2Charta DMS hinterlegt und über einen Button in Infoma Ausländerwesen aufrufbar. „Das ist einfach praktisch für die Außenstelle“, freut sich Bischke. Für die technische Integration in das Fachverfahren über die Infoma-Schnittstelle benötigte LORENZ Orga nur zwei Tage. Die Akzeptanz unter den Beschäftigten und ihre Bereitschaft, das System sofort zu nutzen, war von Anbeginn groß – wiederum weil die Benutzeroberfläche dem Infoma-System so ähnlich ist. Noch wird der gesamte Posteingang in der Fachabteilung tagesaktuell eingescannt und in die Akte importiert; in Kürze soll dieser Digitalisierungsvorgang in die zentrale Poststelle verlegt werden.

Digitale Rechnungsworkflows verwaltungsweit

Mit der Einführung des FlowManager Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung geht die Stadt Kaiserslautern derzeit weiter mit großen Schritten in Richtung elektronischer Workflows. Ludwig Steiner, stellvertretender Referatsleiter Organisationsmanagement: „Durch die elektronische Weiterleitung und Freizeichnung der jährlich rund 80.000 Eingangsrechnungen versprechen wir uns eine erhebliche Zeitersparnis und mehr Übersichtlichkeit über Anzahl und Status von Rechnungen.“

Die Kämmerei nutzt das Finanzverfahren Infoma newsystem kommunal (NSK) und hatte Eingangsrechnungen bisher komplett papierbasiert bearbeitet. Mit Beginn des Jahres 2014 werden nun parallel 2Charta DMS und 2Charta FlowManager eingeführt und in NSK integriert. Startschuss war am 15. Januar mit einem Pilotprojekt im Referat Organisationsmanagement. So wie dort im Testbetrieb wird die Rechnungsbearbeitung künftig in der gesamten Stadtverwaltung ablaufen. Eingangsrechnungen werden in der Poststelle gescannt, in der Kasse wird der Kreditor festgelegt und die Rechnungsnummer im Workflow hinterlegt. Über 2Charta FlowManager erhält der Besteller im Fachamt anschließend einen Link auf die archivierte Rechnung und trifft seine sachlichen und rechnerischen Feststellungsvermerke – je nach Befugnis kann er dabei weitere Freigeber einbeziehen.

Zwischenschritte fallen weg, Abläufe werden gestrafft

Über den Workflow geht der Vorgang wieder zurück zur Kasse für die buchhalterische Prüfung, danach an den Referatsleiter im Fachamt oder einen Haushaltsbeauftragten zur Anordnung und schlussendlich wird im Kassenamt die Zahlung ausgelöst. Ludwig Steiner: „Diese ganzen Abstimmungsprozesse fanden früher per Umlaufmappe statt. Im Zuge des elektronischen Workflows straffen wir diese Abläufe, denn die ganzen Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg.“ Das neue Verfahren bringt für die Kasse – wo bisher fünf Mitarbeiterinnen mit der zentralen Buchung beschäftigt sind – auch erhebliche Entlastungen, weil die Fachreferate ihre Rechnungen künftig selbst vorkontieren.

Nach dem Pilotprojekt im Organisationsmanagement soll mit dem Gebäudemanagement ein technisches Referat folgen. Dort fallen sehr viele und sehr umfangreiche Rechnungen an. Auf diese Weise sammelt die Stadt nach und nach Erfahrungen mit dem System. Künftig werden alle Referate den Rechnungsworkflow einsetzen, 16 sind dies an der Zahl. Jeder, der an einem Bestellprozess beteiligt ist und einen Vermerk anbringen muss, arbeitet dann mit dem System. Da die Stadt eine Hauslizenz von LORENZ Orga erworben hat, kann sie beliebig viele Arbeitsplätze mit der Software ausstatten. Bundesweit arbeiten bereits über 20 Kommunalverwaltungen im Bereich der Rechnungsverarbeitung mit 2Charta FlowManager.

Parallel zum Workflowprojekt treibt Kaiserslautern den DMS-Ausbau voran. Als nächstes soll das bestehende Ablagesystem im Liegenschaftsmanagement auf die LORENZ-Orga-Lösung umgestellt werden, weitere Referate folgen. „Es gibt genug Projekte“, sagt Ulrich Bischke. „Wir wollen letztlich die gesamte Verwaltung mit DMS-Technologie ausstatten. Dabei sind weitere Workflowszenarien denkbar, etwa im Bereich der Personalverwaltung oder generell in Genehmigungsverfahren.“


Frankfurt/Main, 24. September 2013

E-Government zum Anfassen

Das idyllische St. Goar war der Veranstaltungsort für eine Informationsveranstaltung zum Thema E-Government. Anhand von praktischen Beispielen wurde durch Anwendungen wie elektronische Rechnungsbearbeitung, Sozial- und Ausländerwesen geführt. Hochaktuelle Themen für die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland.

Die Verwaltungen sind dazu angehalten, in ihren Organisationen E-Government einzuführen. Aus diesem Anlass lud LORENZ zu einer Informationsveranstaltung. In stilvoller Umgebung erfuhren die Teilnehmer Details zu diesem wichtigen Thema und nahmen insbesondere ganz praktische Tipps für die Vorgehensweise mit nach Hause.

Wesentliche Säulen für E-Government sind die Themen elektronische Ablage, Postverteilung und Vorgangsbearbeitung, die im Detail gezeigt wurden und für die praktische Umsetzung von E-Government zur Verfügung stehen.

Die Gäste waren positiv überrascht und konnten offene Fragen klären und mit Kollegen diskutieren. Aus der Veranstaltung nahmen sie mit, dass LORENZ ein fertiges Portfolio für E-Government zu bieten hat, das mit geringem Aufwand bereits heute jederzeit einsetzbar ist.


Frankfurt/Main, 26. August 2013

Vier Auszubildende verstärken das Team
von LORENZ Orga-Systeme

Gleich vier Azubis starten die Ausbildung zum Fachinformatiker in den Bereichen Support und Softwareentwicklung.

Als Hersteller intelligenter Software-Lösungen rund um das Thema elektronische Archivierung, Dokumenten-Management-Systeme und Workflow ermöglicht LORENZ den neuen Mitarbeitern eine fundierte Ausbildung in einem zukunftsweisenden Zweig der IT-Branche. Die zweieinhalbjährige Ausbildung bringt den Auszubildenden einen vollumfänglichen Einblick in das Unternehmen und praktische Erfahrung in den einzelnen Abteilungen.

Als mittelständisches Unternehmen bietet LORENZ jungen Menschen die Möglichkeit zu einer soliden Ausbildung und setzt in Zeiten des Fachkräftemangels auf die Entwicklung und Qualifizierung neuer Mitarbeiter im eigenen Hause.


Frankfurt/Main, 27. Juni 2013

Personenstandsregister von LORENZ Orga-Systeme mit integriertem TR-ESOR Archiv und Sammelakte

Mit einer neuen Version ihres Personenstandsregisters erfüllt die LORENZ Orga-Systeme GmbH alle Anforderungen von Standesämtern bei der Führung elektronischer Familienbücher.
Am 1. Januar 2014 ist es soweit: Alle deutschen Standesämter müssen gemäß Personenstandsgesetz ein elektronisches Personenstandsregister verwenden, Papier ist dann nicht mehr erlaubt. Standesämter, die bereits mit einer Gesamtlösung aus Fachverfahren (Autista) und Personenstandsregister von LORENZ Orga-Systeme arbeiten, erhalten jetzt zusätzliche Planungssicherheit: Die aktualisierte Lösung von LORENZ Orga-Systeme ist kompatibel zur xPSR-Schnittstelle zwischen Fach- und Registerverfahren, beinhaltet weiterhin umfassende Funktionen für das Führen von Sammelakten und hat ein revisionssicheres Archiv gleich mit an Bord – in der Summe bietet LORENZ Orga-Systeme damit das Registerverfahren mit der breitesten Funktionalität am Markt.

Die LORENZ Orga-Systeme GmbH hat ihr elektronisches Personenstandsregister in Zusammenarbeit mit kommunalen Dienstleistern entwickelt. In deren Rechenzentren ist die Software seit 2009 erfolgreich im Einsatz – mehrere hundert kommunale Standesämter in sechs Bundesländern arbeiten derzeit damit. Die wichtigste Neuerung für die Kommunen: Mit der neuen Version basiert das Personenstandsregister von LORENZ Orga-Systeme bereits auf dem TR-ESOR-Konzept des BMI für die revisionssichere Langzeitspeicherung.

Sammelaktenfunktion bleibt unverändert

Ebenfalls verbessert zur Vorgängerversion ist die umfassende Funktion für das elektronische Führen von Sammelakten. Über die Sammelaktenfunktion können Standesbeamte Dokumente der Sammelakten einscannen und analog dem entsprechenden Registereintrag ablegen. Unter Einsatz leistungsstarker Scanner lassen sich damit hohe Mengen an Sammelakten-Dokumenten schnell digitalisieren und in das elektronische Personenstandsregister einfügen. Die Verteilung der Aufgaben der elektronischen Registerführung zwischen Fach- und Registerverfahren findet über die xPSR-Schnittstelle statt, zu der die Lösung der Firma LORENZ kompatibel ist.

Option für Rechenzentren: Das TR-ESOR Modul ist
auch separat nutzbar

Rechenzentren, die den Standesämtern als ihren Kunden einen kombinierten Betrieb aus Autista und Personenstandsregister anbieten, profitieren doppelt vom neuen Release von LORENZ Orga-Systeme: Entweder sie lassen ihre Kunden weiterhin mit dem erfolgreichen Personenstandsregister von LORENZ Orga-Systeme arbeiten. Oder sie nutzen die Lösung zusammen mit einem anderen Register für die sichere Dokumentenspeicherung mit TR-ESOR und Sammelakte. „Um den Rechenzentren einen möglichst flexiblen Einsatz von Technologien zu ermöglichen, bieten wir die TR-ESOR und Sammelaktenkomponenten auch modular an“, erklärt Michael Gertges, Geschäftsführer von LORENZ Orga-Systeme. Für die angeschlossenen Kommunen ist dies die einfachste Art, ihre elektronischen Personenstandsregister einer revisionssicheren Archivierung zuzuführen – die bei anderen Registerlösungen oft fehlen.


Frankfurt/Main, 18. März 2013

FlowManager Invoice integriert in „Just.in“

bü-tec GmbH nutzt Rechnungsprüfungs-Workflow mit Integration in vertikale ERP-Lösung für die Paper Output Branche.
Seit 2011 bearbeitet bü-tec seine Rechnungen digital mit FlowManager Invoice und hat damit gleichzeitig sein Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung gemacht. Nun wurden die Finanzprozesse durch eine Integration von FlowManager Invoice in die ERP-Branchenlösung „Just.in“ weiter optimiert.

Alle Eingangsrechnungen werden bei bü-tec zentral gescannt und in den Workflow übergeben, der sie zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weiterleitet. Durch die Integration von FlowManager Invoice und „Just.in“-ERP werden die Buchungsdaten der Warenwirtschaft über den Rechnungsworkflow automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen; nach ihrer Bearbeitung werden die Rechnungen im DMS revisionssicher archiviert.

Der Vorteil der Integration für Output-Management-Dienstleister wie bü-tec, die „Just.in“ als Warenwirtschaftssystem einsetzen: Wenn sie in ihrer ERP-Lösung eine Bestellung auslösen und später die dazu gehörige Rechnung eintrifft, kann die Buchhaltungsabteilung die Bestellung (halb)automatisch wie eine Rechnung verbuchen. Das gesamte Bestellwesen wird dadurch mit dem Rechnungseingang abgeglichen und führt zu integrierten Arbeitsprozessen und einer effizienteren Abwicklung der Buchhaltung, da ein Erfassungsvorgang komplett entfällt. Mit FlowManager Invoice ist jeder Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung sofort einsehbar, Anfragen von Lieferanten bzgl. des Status der Rechnungsbearbeitung sind in Sekunden beantwortbar.

80% ihrer Eingangsrechnungen kann die bü-tec GmbH durch die integrierte Lösung sofort mit Übernahme der Bestellung in einer Rechnung kontieren. Der Aufwand der Rechnungsbearbeitung ist dadurch minimal, was sich insbesondere bei komplexen Sammelrechnungen bezahlt macht.


Frankfurt/Main, 5. Februar 2013

LORENZ Orga mit neuer Beschaffungslösung

Einfaches Bestellen auch ohne Warenwirtschaftssystem, dies ermöglicht die LORENZ Orga-Systeme GmbH, Mitglied der Compass-Gruppe, mit einer neuen Beschaffungslösung.
FlowManager Procurement bettet sich ein in die Lösungsreihe aus FlowManager Invoice für automatisierten Rechnungsworkflow und 2Charta® DMS als DMS/Archivsystem. Das Bestellwesen lässt sich als vollständige Cloud-Lösung betreiben, der Zugriff findet browserbasiert statt.

Die einzelnen Kostenstellen im Unternehmen haben in der Regel festgelegte Lieferanten für Büromaterial o.ä. Bei diesen bestellen die Angestellten aus einem festgelegten Warenkorb direkt im Online-Shop des Lieferanten. Ohne zentrales Warenwirtschaftssystem laufen diese Prozesse oft spontan ab – auch als „Maverick Buying“ bekannt –, die Übersicht über das Bestellwesen fehlt.

Mit FlowManager Procurement können Unternehmen auch ohne Warenwirtschaft ihre Einkaufsprozesse transparent gestalten. Die Komplettlösung für die elektronische Beschaffung inkl. C-Teilen und MRO (Maintenance, Repair, Operations)-Gütern bettet den Warenkorb der Lieferanten per OFI in die eigene Oberfläche ein. So liegen alle Informationen zur Bestellung sofort in der firmeneigenen Software vor. Vorgaben von Katalogen und Lieferanten mit Rahmenverträgen können angelegt werden. Durch Automatisierung und das Einrichten von Genehmigungsverfahren unter Berücksichtigung von Limits und Budgets optimiert FlowManager Procurement die gesamten Bestellvorgänge im Unternehmen.

Über die Anbindung von FlowManager Procurement an bereits vorhandene ERP-Systeme sind die Bestelldaten dort unmittelbar erfasst. In den nachfolgenden Systemen von Lorenz Orga für Rechnungsverarbeitung (FlowManager Invoice) und DMS/Archivierung (2Charta® DMS) findet die nahtlose Weiterverarbeitung des Bestellvorgangs statt. Michael Gertges, Geschäftsführer der Lorenz Orga-Systeme GmbH: „So bilden wir mit unserer integrierten Lösung die gesamte Prozesskette ab, von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und Archivierung des Vorgangs.“


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